ในการดำเนินงานบำรุงรักษาเครื่องจักรกลนั้น  การจัดการด้านอะไหล่ถือว่าเป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการหนึ่งที่มีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพของการดำเนินงาน  กล่าวคือ  การดำเนินงานด้านเครื่องจักรกลจะมีประสิทธิภาพสูงสุด  ก็ต่อเมื่อเครื่องจักรกลมีความพร้อมในการทำงานสูงสุด หรือมีการหยุดบำรุงรักษาน้อยที่สุด ซึ่งเครื่องจักรกลจะมีความพร้อมในการทำงานสูงหรือต่ำเท่าใดจะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ปัจจัยที่สำคัญประการหนึ่งก็คือเวลาที่ใช้ในการบำรุงรักษา ถ้าเวลาที่ใช้ในการบำรุงรักษาน้อยเครื่องจักรกลก็จะมีความพร้อมในการทำงานสูง  และการที่จะให้เวลาในการบำรุงรักษาน้อยก็จะต้องมีช่างที่มีความชำนาญ มีเครื่องมือที่เหมาะสม และมีอะไหล่ที่พร้อมเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานบำรุงรักษาเครื่องจักรกลอยู่ตลอดเวลานั่นเอง

วงจรของการบริหารงานพัสดุ
     พัสดุ หมายถึง  ของใช้ทั้งปวงซึ่งต้องมีไว้สำหรับการปฏิบัติงานเพื่อให้งานนั้นๆ บรรลุถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่วางไว้  พัสดุแบ่งออกเป็น  2  ประเภท  ประเภทแรกคือวัสดุซึ่งหมายถึงของใช้ที่โดยปกติแล้วมีสภาพสิ้นเปลือง  และจะหมดสภาพไปในเวลาค่อนข้างสั้น ส่วนอีกประเภทหนึ่งคือครุภัณฑ์ ซึ่งหมายถึงของใช้ที่มีลักษณะคงทนถาวร และมีอายุการใช้นานค่อนข้างนาน สำหรับอะไหล่ของเครื่องจักรกลนั้นจะถือว่าเป็นวัสดุหรือของที่มีสภาพสิ้นเปลือง การจัดการด้านอะไหล่ของเครื่องจักรกลจึงมีวัตถุประสงค์เช่นเดียวกับการจัดการด้านพัสดุทั่วไปก็คือ การจัดให้มีพัสดุที่ถูกต้อง และให้พร้อมสำหรับการใช้งานในเวลาอันสั้นที่สุด โดยมีค่าใช้จ่ายที่ประหยัดที่สุด  การที่จะให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ดังกล่าว จำเป็นที่จะต้องมีการจัดการด้านพัสดุอย่างเป็นระบบ
     ระบบพัสดุที่ดีนั้นมิได้หมายถึงเพียงการจัดหาพัศดุให้ได้ตามที่ต้องการเท่านั้น แต่หมายถึงงานต่างๆ หลายงานที่มีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน และจะต้องมีการปฏิบัติตามขั้นตอนตามลำดับอย่างถูกต้องและครบถ้วน โดยทั่วไปขั้นตอนของการบริหารงานพัสดุส่วนใหญ่จะเป็นตามวงจรที่แสดงในรูปที่ 1
     วงจรของการบริหารงานพัสดุจะเริ่มต้นจากการกำหนดเป้าหมายเช่นเดียวกับการบริหารงานอื่นเพื่อให้ทราบถึงขอบเขตของงาน  โดยทั่วไปจะต้องอาศัยแผนงานของหน่วยงานต่างๆเป็นหลัก สำหรับการบริหารงานด้านอะไหล่ของเครื่องจักรกลก็จะต้องอาศัยแผนการผลิตเป็นหลัก แล้วนำมากำหนดแผนการบำรุงรักษาเครื่องจักรกลแต่ละเครื่องให้สอดคล้องกับแผนการผลิต และกำหนดเป้าหมายของการจัดการด้านอะไหล่ที่จะต้องสนองตอบต่อแผนการบำรุงรักษาและแผนการผลิตที่ได้กำหนดไว้ หลังจากนั้นก็จะต้องมีการกำหนดความต้องการให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และเป้าหมาย แล้วทำการจัดหาและการแจกจ่าย รวมทั้งจะต้องมีการบำรุงรักษาพัสดุที่เก็บไว้ให้อยู่ในสภาพดี และก็จะต้องมีการจำหน่ายพัสดุเมื่อมีการเสื่อมสภาพหรือชำรุดด้วย 


 

รูปที่ 1 วงจรของการบริหารงานพัสดุ

การกำหนดเป้าหมาย      
         เป้าหมายของการบริหารงานด้านอะไหล่ของเครื่องจักรนั้นจะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการบำรุงรักษานั่นคือการสนองตอบความต้องการในการบำรุงรักษาเครื่องจักรกล เพื่อให้เครื่องจักรกลมีสมรรถนะความพร้อมใช้งาน (Availability) เพียงพอตามแผนการผลิตที่ได้กำหนดไว้โดยมีค่าใช้จ่ายที่น้อยที่สุด
         สมรรถนะความพร้อมใช้งานของเครื่องจักรกลจะเป็นตัวกำหนดว่าเครื่องจักรแต่ละเครื่องที่อยู่ในกระบวนการผลิตจะต้องสามารถทำงานได้โดยปราศจากปัญหาข้อขัดข้องเป็นจำนวนระยะเวลาเท่าใดในช่วงเวลาที่กำหนด และสมรรถนะความพร้อมใช้งานนี้สามารถหาออกมาเป็นจำนวนระยะเวลาในช่วงเวลาเดียวกันที่เครื่องจักรกลสามารถหยุดทำงานได้ ซึ่งก็จะนำไปกำหนดว่าเครื่องจักรกลนั้นสามารถหยุดเพื่อรออะไหล่ได้รวมกันแล้วเป็นระยะเวลาเท่าใดในช่วงเวลาเดียวกันที่จะนำไปสู่การกำหนดความต้องการและความจำเป็นของการเก็บสำรองอะไหล่ต่อไป

การกำหนดความต้องการในการบริหารงานด้านพัสดุ
     การกำหนดความต้องการในการบริหารงานหรือการจัดการด้านพัสดุ หมายถึงการกำหนดความต้องการด้านบุคคลที่จะต้องใช้ในการดำเนินงาน  การกำหนดความต้องการของพัสดุแต่ละรายการที่จำเป็นต้องใช้  การกำหนดความต้องการด้านสถานที่  และการกำหนดความต้องการด้านการเงิน  ซึ่งมีรายละเอียดคือ
     1. การกำหนดความต้องการด้านบุคคล ได้แก่ การกำหนดจำนวนบุคลากรที่จำเป็นจะต้องใช้ในการดำเนินงานด้านพัสดุทั้งหมด ซึ่งจำนวนบุคลากรเหล่านี้จะขึ้นอยู่กับจำนวนพัสดุที่จะต้องจัดหา จำนวนพัสดุที่จะต้องแจกจ่าย จำนวนพัสดุที่จะต้องเก็บและรักษา และขีดความสามารถในการทำงานของบุคลากรในหน้าที่ต่างๆ
     2. การกำหนดความต้องการของพัสดุแต่ละรายการที่จำเป็นต้องใช้ สำหรับพัสดุประเภทอะไหล่หรือชิ้นส่วนของเครื่องจักรกลก็จะขึ้นอยู่กับ จำนวน ประเภท และสภาพของเครื่องจักรกล   และแผนการใช้งานของเครื่องจักรกลแต่ละเครื่องซึ่งเป็นไปตามแผนการผลิตเป็นหลัก
     3. การกำหนดความต้องการด้านสถานที่   จะขึ้นอยู่กับจำนวนบุคลากรที่ปฏิบัติงาน จำนวน ประเภท และขนาดของพัสดุที่จำเป็นต้องเก็บรักษาเป็นสำคัญ
     4. การกำหนดความต้องการด้านการเงิน ซึ่งเมื่อสามารถกำหนดความต้องการด้านบุคคล ด้านพัสดุ และด้านสถานที่ได้แล้ว ก็สามารถที่จะกำหนดความต้องการได้โดยสามารถแบ่งออกเป็นความต้องการด้านการเงินที่ใช้ในการดำเนินการ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายด้านบุคคล ด้านการเก็บรักษา และความต้องการด้านการเงินที่ใช้ในการจัดหาพัสดุมาตามความต้องการ

การกำหนดความต้องการของอะไหล่แต่ละรายการ
     การกำหนดความต้องการของพัสดุแต่ละรายการ  โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพัสดุประเภทอะไหล่เครื่องจักรกล  นับว่าเป็นส่วนที่สำคัญยิ่ง  เพราะหากมีการกำหนดความต้องการที่ต่ำเกินไป  ก็อาจจะทำให้เกิดการขาดแคลนขึ้น  เป็นผลให้การบำรุงรักษาล่าช้า  หรือหากมีการกำหนดความต้องการที่สูงเกินไปก็จะเสียค่าใช้จ่ายสูงในการเก็บรักษาและต้องใช้เงินมากในการลงทุน  โดยทั่วไปการกำหนดความต้องการของอะไหล่แต่ละรายการจะต้องพิจารณาจากข้อมูลต่างๆ คือ
     1. จำนวนเครื่องจักรกลแต่ละแบบและรุ่น
     2. อายุและสภาพของเครื่องจักรกล
     3. ขีดความสามารถของพนักงานควบคุมเครื่องจักร
     4. ขีดความสามารถและสภาพของการบำรุงรักษาเครื่องจักรกล
     5. สภาวะการทำงานของเครื่องจักรกล
     6. จำนวนการใช้อะไหล่แต่ละรายการในระยะเวลาที่ผ่านมา
     7. จำนวนอะไหล่คงคลัง  หรือจำนวนอะไหล่ที่มีอยู่แล้ว
     8. เวลาที่ใช้ในการสั่งจนถึงเวลาที่ได้รับอะไหล่แต่ละรายการ
     9. ข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็น

การกำหนดความต้องการอะไหล่แต่ละรายการในช่วงระยะเวลาหนึ่ง  สามารถหาได้จากเกณฑ์เบิกจากสมการ  คือ


    ซึ่งเกณฑ์เบิกอาจจะคิดในช่วงระยะเวลา 1 เดือน หรือมากกว่าก็ได้เช่น เกณฑ์เบิกต่อปีก็สามารถคิดได้จากอัตราการสิ้นเปลืองต่อเดือนคูณด้วย 12 เดือน เป็นต้น โดยอัตราความสิ้นเปลืองต่อเดือนนั้น หาได้จากสถิติการใช้ของวัสดุและชิ้นส่วนแต่ละชิ้นในระยะเวลาที่ผ่านมาหรืออาจจะประมาณจากจำนวนและระยะเวลาที่ต้องการใช้ตามคู่มือการบำรุงรักษาและอายุการใช้งานของชิ้นส่วน โดยจะต้องประมาณจำนวนชั่วโมงหรือจำนวนวันของเครื่องจักรที่จะใช้งานในช่วงระยะเวลาล่วงหน้าซึ่งเมื่อรู้เกณฑ์เบิกแล้ว ความต้องการจริงก็สามารถหาได้จากสมการ  คือ

  
     จำนวนความต้องการจริงที่หาได้จากสมการนี้ก็คือ  จำนวนความต้องการจริงในช่วงระยะเวลาเดียวกันกับระยะเวลาของเกณฑ์เบิก

 


รศ. วีระศักดิ์   กรัยวิเชียร
ศูนย์ฝึกอบรม CMMS