ในระบบการจัดการงาบำรุงรักษาด้วยคอมพิวเตอร์หรือที่นิยมเรียกกันว่าระบบ CMMS นั้น การจัดการด้านอะไหล่ในการบำรุงรักษาจะเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งของโปรแกรม CMMS โดยจะช่วยในการจัดการด้านอะไหล่ให้สามารถทำได้รวดเร็ว สะดวก และครบถ้วนกว่าการใช้พนักงานเป็นผู้ดำเนินการ ซึ่งพอสรุปขีดความสามารถของโปรแกรม CMMS ในการจัดการด้านอะไหล่ได้คือ
การจัดการด้านอะไหล่ - CMMS
- การเก็บข้อมูลอะไหล่ที่ใช้กับเครื่องจักรแต่ละเครื่อง โดยกำหนดเป็นอะไหล่ที่ใช้กับอุปกรณ์ต่างๆของเครื่องจักร ที่จะทำให้สะดวกและรวดเร็วในการค้นหามากกว่าการค้นหาในคู่มืออะไหล่
- การเก็บข้อมูลของอะไหล่ที่มีอยู่หรือเคยผ่านคลังพัสดุ ซึ่งสามารถให้รายละเอียดอะไหล่แต่ละรายการที่ครบถ้วน ได้แก่ รหัส ชื่อ รายละเอียดของอะไหล่ สถานที่เก็บ ราคา จุดสั่งซื้อ จำนวนที่สั่งซื้อ จุดสูงสุด จุดต่ำสุด รายละเอียดของผู้ขาย เอกสาร และรูปภาพของอะไหล่นั้นๆ ทำให้การดำเนินงานด้านการจัดหา และเบิกจ่ายรวดเร็วและถูกต้องมากยิ่งขึ้น
- การกำหนดความต้องการของอะไหล่แต่ละชิ้นจากแผนงานบำรุงรักษาที่ได้กำหนดขึ้น ซึ่งแผนงานบำรุงรักษาของเครื่องจักรแต่ละเครื่องจะให้รายละเอียดของงานที่ต้องปฏิบัติ ความถี่ และรายละเอียดเกี่ยวกับทรัพยากรที่ใช้ในการดำเนินการโดยรวมถึงรายการอะไหล่ที่จะใช้ในแต่ละงานด้วย และสามารถรวมกันเป็นความต้องการของการใช้อะไหล่ทั้งหมดในการบำรุงรักษา นอกจากนี้ถ้าแผนการบำรุงรักษานี้รวมถึงแผนการการซ่อมใหญ่ และมีการประเมินอะไหล่ที่อาจต้องใช้สำหรับการช่อมฉุกเฉินไว้ด้วยแล้ว รายการอะไหล่ที่ต้องการทั้งหมดในแต่ละช่วงเวลาก็น่าจะใกล้เคียงกับการใช้จริง
- การจัดหาสามารถทำได้ง่ายและถูกต้องมากขึ้น จากข้อมูลของอะไหล่แต่ละชิ้นในคลังพัสดุที่ถูกปรับให้ทันสมัยตลอดเวลา นอกจากนี้ถ้ามีการกำหนดจุดสั่งซื้อและจำนวนที่สั่งซื้อไว้ก็สามารถที่จะนำไปสู่การออกใบสั่งซื้อได้โดยอัตโนมัติอีกด้วย
- การบริหารคลังพัสดุ ทั้งการรับ การจ่าย การยืม การคืน และการตรวจสอบ สามารถทำได้รวดเร็วและถูกต้อง เป็นผลให้เวลาที่ต้องใช้ในการเตรียมทรัพยากรต่างๆในการบำรุงรักษาลดลงและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของคลังพัสดุก็จะลดลงด้วย
การจัดทำรายงานต่างๆเกี่ยวกับการจัดการด้านอะไหล่ ได้แก่ รายงานแสดงประวัติการสั่งซื้อ รายงานประวัติการเบิก รายงานแสดงจำนวนคงเหลือ รายงานอะไหล่ที่ใช้ไปในการบำรุงรักษาประเภทต่างๆ รายงานเหล่านี้จะช่วยในการตรวจสอบ การกำหนดปัญหาที่เกิดขึ้น และการแก้ไขปัญหา ซึ่งทำให้สามารปรับปรุงงานด้านอะไหล่ได้อย่างต่อเนื่องและทันต่อเหตุการณ์
บทสรุปการจัดการ Dead Stock
วัตถุประสงค์ที่สำคัญในการจัดการด้านอะไหล่ Inventory Management ของเครื่องจักรกลหรือวัสดุสำหรับงานบำรุงรักษานั้นก็คือ การจัดให้มีอะไหล่และวัสดุสำหรับงานบำรุงรักษาอย่างเพียงพอ และในเวลาเดียวกันจะต้องใช้ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บต่ำที่สุด ดังนั้นรายการและจำนวนแต่ละรายการของอะไหล่และวัสดุที่จะจัดเก็บจะต้องสอดคล้องกับความต้องการ ซึ่งจะต้องมีการวิเคราะห์อย่างละเอียด เพื่อมิให้มีการเก็บอะไหล่และวัสดุเกินความจำเป็น และไม่ให้มีการขาดแคลนเมื่อต้องการใช้
ในกรณีที่จำนวนรายการอะไหล่และวัสดุสำหรับงานบำรุงรักษาที่จะต้องจัดเก็บสำรองไว้มาก อาจจำเป็นต้องมีการจัดแบ่งประเภทของอะไหล่และวัสดุ
การแบ่งตามระบบ ABC โดยประเภท A ได้แก่ อะไหล่และวัสดุซึ่งมีจำนวนรายการระหว่าง 10 ถึง 15 เปอร์เซ็นต์ ของจำนวนรายการทั้งหมด แต่มีมูลค่าระหว่าง 70 ถึง 85 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าทั้งหมดที่จัดเก็บ ประเภท B ได้แก่ อะไหล่และวัสดุซึ่งมีจำนวนรายการระหว่าง 20 ถึง 30 เปอร์เซ็นต์ ของจำนวนรายการทั้งหมด และมีมูลค่าประมาณ 25 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าทั้งหมด ส่วนประเภท C ได้แก่ อะไหล่และวัสดุซึ่งมีจำนวนรายการ 60 ถึง 70 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนรายการทั้งหมด แต่มีมูลค่าประมาณ 10 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าทั้งหมด
การจัดแบ่งประเภทของอะไหล่ดังกล่าวทำให้สามารถกำหนดวิธีการจัดการกับอะไหล่แต่ละประเภทได้เหมาะสมยิ่งขึ้นและไม่จำเป็นต้องใช้วิธีการที่เหมือนกัน เช่นอะไหล่ประเภท A ซึ่งมีมูลค่าต่อชิ้นสูง จำเป็นต้องมีการควบคุมอย่างใกล้ชิด และมีการสั่งด้วยจำนวนที่ประหยัดที่สุด ส่วนอะไหล่ประเภท B และ C ซึ่งมีมูลค่าต่อชิ้นไม่สูงมากนักก็ไม่ต้องควบคุมใกล้ชิดนัก อาจมีการสั่งมาเผื่อไว้ได้บ้าง หรืออาจใช้วิธี 2 ถังหรือกล่อง ( Two Bin System ) คือมีการจัดเก็บอะไหล่หรือวัสดุไว้ 2 กล่อง เมื่อหมด 1 กล่องก็ทำการสั่งมาเพิ่มเติมอีก 1 กล่อง ซึ่งจำนวนแต่ละกล่องจะต้องเพียงพอสำหรับการใช้ในช่วงเวลาตั้งแต่การสั่งจนถึงเวลาที่ได้รับ เป็นต้น