1.การตรวจสอบสถานะของการจัดการงานบำรุงรักษาที่เป็นอยู่ก่อนที่จะเปลี่ยนไปเป็นระบบ CMMS

            เพื่อให้ทราบว่าก่อนที่จะเปลี่ยนเป็นระบบ CMMS สถานะของการจัดการงานบำรุงรักษาเป็นอย่างไร ซึ่งจะใช้สำหรับเปรียบเทียบกับสถานะของการจัดการงานบำรุงรักษาเมื่อเปลี่ยนเป็นระบบ CMMS แล้วเพื่อให้รู้ว่าการนำเอาระบบ CMMS มาใช้นั้นประสบความสำเร็จตามที่ได้คาดหวังไว้น้อยเพียงใด โดยการตรวจสอบสถานะนั้นควรให้ได้ผลออกมาในรูปของค่าที่วัดได้ เช่น ค่าประสิทธิผลเครื่องจักรโดยรวม ( Overall equipment effectiveness ) เวลาเฉลี่ยระหว่างข้อขัดข้อง (mean time between failure ) ของเครื่องจักรและอุปกรณ์ที่สำคัญ จำนวนข้อขัดข้องใหญ่ในช่วงเวลาที่กำหนด การสูญเสียเนื่องจากการผลิตที่ต้องหยุดในช่วงเวลาที่กำหนดจำนวนการซ่อมฉุกเฉินในช่วงเวลาที่กำหนด เป็นต้น ซึ่งการตรวจสอบนี้ควรดำเนินการเป็นประจำทุกปีหลังจากที่นำเอาระบบ CMMS มาใช้ด้วยเพื่อพิจารณาถึงผลที่เกิดขึ้นจากการนำเอาระบบ CMMS มาใช้
  2.การจัดตั้งทีมงานเพื่อเตรียมการเอาระบบ CMMS ไปใช้งาน

             ทีมงานนี้ควรประกอบด้วยผู้แทนของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการงานบำรุงรักษาด้วยคอมพิวเตอร์ทั้งหมด ได้แก่ หน่วยงานบำรุงรักษา หน่วยงานผลิต หน่วยงานวิศวกรรม หน่วยงานสารสนเทศ หน่วยงานคลังพัสดุ หน่วยงานจัดซื้อ หน่วยงานบุคคล และหน่วยงานบัญชี ทีมงานนี้จะทำหน้าที่ศึกษารายละเอียดของระบบการจัดการงานบำรุงรักษาที่เป็นอยู่ และการกำหนดการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงที่จะต้องดำเนินการของหน่วยงานต่าง ๆ ตามแนวทางที่ได้กำหนดไว้ก่อนที่เลือกโปรแกรมที่จะนำมาใช้ รวมทั้งอาจต้องกำหนดขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงว่าจะดำเนินการในส่วนใดก่อนหากไม่สามารถดำเนินการทั้งหมดในเวลาเดียวกัน นอกจากนี้ทีมงานยังต้องกำหนดว่าข้อมูลเหล่านี้จะมาจากที่ได จะเก็บรวบรวมและป้อนเข้าโปรแกรมโดยใครและเมื่อใดด้วย
 3.การกำหนดบทบาทของผู้บริหาร

              ผู้บริหารต้องมีนโยบานที่ชัดเจนในการสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงระบบการจัดการงานบำรุงรักษาไปเป็นระบบ CMMS โดยจะต้องประกาศให้ผู้ที่จะถูกผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงนี้ได้รับทราบทุกคน นอกจากการมีนโยบายที่ชัดเจนแล้วผุ้บริหารยังต้องให้การสนับสนุนการดำเนินงานดังกล่าวตั้งแต่เริ่มต้นและต่อเนื่องไปตลอด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระยะเริ่มต้นผู้บริหารจะต้องให้เวลาที่เพียงพอเพื่อช่วยเหลือและให้คำแนะนำกับทีมงานสำหรับปัญหาที่ทีมงานไม่สามารถแก้ไขได้โดยลำพัง

 4.การกำหนดวิธีการทำงาน ทีมงานเป็นผู้กำหนดวิธีการทำงานทั้งหมดที่ต้องดำเนินการให้สอดคล้องกับระบบ CMMS

           CMMS ที่จะนำมาใช้งาน ซึ่งอาจเป็นการใช้วิธีการทำงานเดิม และ/หรือเป็นการปรับปรุงวิธีการเดิม และ/หรือเป็นการเพิ่มเติมวิธีการทำงานขึ้นมาใหม่ โดยควรขีดวิธีการเหล่านี้ไว้เป็นคู่มือให้สมบูรณ์และต้องให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับรู้และยอมรับ รวมทั้งได้รับความเห็นชอบจากผู้บริหารก่อนที่จะเริ่มใช้ระบบ CMMS
 5. การตรวจสอบและเตรียมข้อมูล การใช้ระบบ CMMS

           จำเป็นต้องมีฐานข้อมูลที่จำเป็น ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของทีมงานหรือผู้ที่จะได้รับมอบหมายที่จะต้องตรวจสอบข้อมูลไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่มีอยู่เดิมหรือเป็นข้อมูลที่ต้องเก็บใหม่ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลเหล่านั้นถูกต้องและสามารถใช้กับระบบ CMMS ได้อย่างแท้จริง ขั้นตอนการเตรียมการนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญ และส่งผลต่อการทำงานของระบบ CMMS ซึ่งถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องและระบบก็ไม่สามารถทำงานได้เต็มที่ สำหรับระบบ CMMS พื้นฐานที่ประกอบด้วยระบบย่อย 4 ระบบ คือ ระบบทะเบียนประวัติ ระบบการบำรุงรักษาป้องกัน ระบบการสั่งงาน และระบบควบคุมอะไหล่นั้น จะต้องมีฐานข้อมูลที่จำเป็น คือ

                ฐานข้อมูลของทะเบียนเครื่องจักรและอุปกรณ์ ซึ่งเป็นข้อมูลรายละเอียดของเครื่องจักรและอุปกรณ์แต่ละรายการที่ต้องทำการบำรุงรักษา โดยทั่วไปจะประกอบด้วย ชื่อผู้ผลิต รุ่น หมายเลข ขนาด ตำแหน่งที่ติดตั้งและรายละเอียดอื่นที่จำเป็นต้องใช้ประกอบการตัดสินใจ เช่น ลำดับความสำคัญและผลกระทบที่มีต่อการผลิตเป็นต้น

                ฐานข้อมูลสำหรับการบำรุงรักษาป้องกัน ซึ่งเป็นข้อมูลรายละเอียดการบำรุงรักษาป้องกันทั้งทางตรงและทางอ้อมที่จะกระทำต่อเครื่องจักรและอุปกรณ์แต่ละรายการตามที่มีอยู่ในทะเบียนเครื่องจักรและอุปกรณ์ โดยทั่วไปจะประกอบด้วย กิจกรรมทั้งหมดของการบำรุงรักษาป้องกันที่จะกระทำต่อเครื่องจักรและอุปกรณ์แต่ละรายการ ความถี่ของแต่ละกิจกรรม ช่างซ่อมบำรุงที่ต้องใช้ อะไหล่และวัสดุที่ต้องใช้ เครื่องมือที่ต้องใช้ และเวลาที่จะใช้

                ฐานข้อมูลอะไหล่ ซึ่งเป็นข้อมูลรายละเอียดของอะไหล่แต่ละรายการที่จัดเก็บไว้ในคลังพัสดุ โดยทั่วไประกอบด้วยหมายเลข ชื่อเรียก จำนวน ราคา สถานที่เก็บ ประเภท และอาจมีข้อมูลอื่นที่ช่วยในการจัดการ เช่น จุดสั่งซื้อ จำนวนมากและน้อยที่สุดที่จะจัดเก็บ เป็นต้น และ

                ฐานข้อมูลบุคลากรด้านซ่อมบำรุง ซึ่งเป็นข้อมูลรายละเอียดของบุคลากรด้านซ่อมบำรุงแต่ละคน โดยทั่วไปประกอบด้วยชื่อ นามสกุล หน่วยงาน ตำแหน่ง อัตราค่าจ้าง และข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้อง

    (ติดตามต่อบทความหน้า)
เขียนโดย
รศ.  วีระศักดิ์  กรัยวิเชียร

ศูนย์ฝึกอบรม CMMS บริษัท ไอเอส ซอฟต์แวร์ จำกัด