8.การตั้งผู้ดูแลการใช้และบำรุงรักษาโปรแกรม

                เนื่องจากการใช้โปรแกรมของระบบ CMMS มีผู้ที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก จึงควรตั้งพนักงานอย่างน้อย 1 คนขึ้นมารับผิดชอบในการใช้และบำรุงรักษาโปรแกรมขึ้นมาเป็นการถาวร ซึ่งจะทำหน้าที่ในการกำหนดตารางและรายละเอียดการใช้โปรแกรมของพนักงานแต่ละคน ติดตามผลการใช้โปรแกรม แก้ไขปัญหาของการใช้โปรแกรมที่เกิดขึ้นในเบื้องต้นและติดต่อผู้จำหน่ายโปรแกรมเมื่อมีปัญหาไม่สามารถแก้ไขได้ รวมถึงการแก้ไขและปรับปรุงฐานข้อมูลต่างๆให้ถูกต้องและทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
             การเตรียมการตามขั้นตอนต่าง ๆ ข้างต้นไม่จำเป็นต้องทำตามลำดับโดยให้งานตามขั้นตอนหนึ่งแล้วเสร็จแล้วค่อยดำเนินตามขั้นตอนถัดไป แต่สามารถทำพร้อมกันไปได้หรือบางขั้นตอนอาจดำเนินการก่อนอีกขั้นตอนหนึ่งก็ได้ เช่น การตรวจสอบสถานะของการจัดการงานบำรุงรักษาอาจทำหลังการจัดตั้งทีมงานเพื่อเตรียมการและอาจมอบหมายให้ทีมงานเป็นผู้ดำเนินการก็ได้ เป็นต้น อย่างไรก็ตามก็มีงานบางขั้นตอนที่ต้องรอให้งานอีกบางขั้นตอนได้ดำเนินการตรวจสอบและการเตรียมข้อมูลแล้วเสร็จก่อน เป็นต้น

              การใช้งานในช่วงแรก
     เมื่อได้เตรียมการต่าง ๆ ดังกล่าว ข้างต้นตั้งแต่การตรวจสอบสถานะของการจัดการงานบำรุงรักษาที่เป็นอยู่ การจัดตั้งทีมงานเพื่อเตรียมการ การกำหนดบทบาทของผู้บริหาร การกำหนดวิธีการทำงาน การตรวจสอบและเตรียมข้อมูล การป้อนข้อมูลการฝึกอบรม จนถึงการตั้งผู้ดูแลและบำรุงรักษาโปรแกรมแล้ว สามารถเริ่มใช้ระบบ CMMS ได้ แต่การใช้งานช่วงแรกนี้ควรมีการควบคุมและติดตามการดำเนินงานตามระบบ CMMS อย่างใกล้ชิด เพื่อเตรียมการรับผิดชอบในการควบคุมและติดตามผลนี้ร่วมกับผู้ดูแลการใช้และบำรุงรักษาโปรแกรมไปก่อนจนกว่าไม่มีปัญหาในการดำเนินงานตามระบบ CMMS แล้วถึงมอบหมายให้ผู้ดูแลการใช้งานและบำรุงรักษาโปรแกรมรับผิดชอบแต่ผู้เดียวต่อไป โดยกระทั่งการใช้งานระบบในช่วงแรกมักเกิดปัญหาที่เกิดจากตัวโปรแกรมเองและบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจจำเป็นต้องมีการแก้ไขวิธีการทำงานที่ได้กำหนดขึ้นหรือจำเป็นต้องมีการปรึกษาหารือกันเพื่อหาวิธีแก้ไขที่เหมาะสมและเป็นที่ยอมรับของฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นทีมงานที่ได้จัดตั้งไว้เพื่อเตรียมการจะเป็นทีมที่สามารถทำหน้าที่ในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นดังกล่าวได้ดีที่สุดเพราะจะรู้ถึงความเป็นมาของทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ต้น
              สิ่งที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของการใช้ระบบ CMMS คือต้องมีการป้อนข้อมูลต่างๆ ตามเวลาที่กำหนดและข้อมูลที่ป้อนต้องมีความถูกต้องและครบถ้วน ถ้าข้อมูลที่ป้อนไม่ถูกต้องผลที่ได้จะไม่ถูกต้องไปด้วย ซึ่งเป็นไปตามคำกล่าวที่ว่า “ขยะที่เข้าเท่ากับขยะที่ออก” นั่นเอง
    
เขียนโดย
รศ.  วีระศักดิ์  กรัยวิเชียร

ศูนย์ฝึกอบรม CMMS บริษัท ไอเอส ซอฟต์แวร์ จำกัด